2025.11.27
第9回：AIに「自分用の秘書」をつくる方法― 個別最適化で“自動化レベル”を引き上げる―
朝の投稿でも昼の投稿でもこんばんは。
i-consulting office（アイ・コンサルティング・オフィス）の田中健太郎です。
私は「社長も社員も、働くことが楽しいと思える会社づくり」
をお手伝いすることを使命に、中小企業の経営支援を行っています。
そんな私の提供できるサービスを考えてこんな経営者に出会いたいと考えています。
- DX推進/生成AI活用を社内に取り入れたいが何から始めていいかわからない。
- 経営数字を使った根拠ある経営判断をしたい。
- 自社の強みを見直し、根拠のある経営計画を作成したい。
- 採用・定着を実現するための理念策定・浸透を行いたい。
といろいろ書いてますが、経営に関するお困りごとは気軽にご相談ください。
当社は「わかりやすく、具体的に」をモットーに、経営の現場ですぐに役立つ支援を心がけています！
本日は「第9回：AIに「自分用の秘書」をつくる方法― 個別最適化で“自動化レベル”を引き上げる―」というタイトルです。これは本当に試してほしい。ChatGPTならプロジェクト機能で作るべきか？GPTｓで作るべきか？
🌟 こんな方におすすめ
- 毎日のルーティン（メール整理・スケジュール確認・資料作成など）を自動化したい
- ChatGPTを“秘書化”して、あなた好みに最適化したい
- 業務効率化だけでなく、「判断の質」まで高めたい
- Excel・Word・PowerPoint作業をAIに部分委任したい
- Copilot や ChatGPT を 業務の一部に組み込みたい管理職・コンサル・士業・営業職
🧭 はじめに：AI秘書は「設定次第」で性能が変わる
近年、ChatGPT や Microsoft 365 Copilot の登場で、AIは単なる「文章生成ツール」ではなく、
“あなた専用の秘書”として活用できるレベルまで進化しています。
ただし、AI秘書はデフォルトのまま使っても万能ではありません。
むしろ、
あなたの仕事の文脈・役割・判断基準を学習させるほど性能が上がる
という特徴があります。
本記事では、今日からできる「AI秘書の育て方」を具体的なプロンプト付きで徹底解説します。
1️⃣ ChatGPTに「自分の仕事」を学習させるステップ
AIに学習させるといっても、内部モデルが変わるわけではなく、
あなたの説明した情報（文脈）を元に、より精度の高い回答を返す
という仕組みです（公式が明確に説明している仕様）。
▼ステップは3つ
① 自分の役割・業務範囲を伝える
例）
私は中小企業向けのDXコンサルタントです。
主に業務改善、営業支援、補助金申請、研修資料作成を行います。
私の役割を踏まえて、今後の回答は以下を重視してください。
・論理性
・実務に使える具体例
・中小企業向けの表現
・専門用語を使いすぎない
② 判断の基準（好み）を渡す
例）
資料は「簡潔・わかりやすい・結論先行」を重視します。
スライド構成は3〜5ポイントにまとめてください。
文章は敬体で、柔らかい表現を好みます。
③ 作業スタイルを共有する
例）
Excelでは関数よりもテーブル機能やピボットを重視します。
Wordでは見出し構造やスタイル設定を前提に文章を作成してください。
パワポでは図解を多用する方針です。
ここまで伝えるだけで、AIのアウトプットが大きく変わります。
2️⃣ 指示文テンプレの作り方
— AI秘書の最重要ファイル
AI秘書は「指示が適当だと、結果も適当」になります。
逆に、
テンプレ化した指示文を渡すと“毎回プロレベルの成果物“が出ます。
▼万能テンプレ（コピペOK）
【AI秘書テンプレ】
# あなたの役割
あなたは私のパーソナルAI秘書です。
# 私の情報
・職種：__________
・得意業務：__________
・文章の好み：__________
・作業の基本方針：__________
# 今回の依頼
（ここにタスクを入力）
# 出力形式
（例）箇条書き・スライド形式・ステップ形式・提案書構成など
▼用途別テンプレも紹介
● メール作成
私の代わりにメール案を作成してください。
・口調：ていねい、柔らかい
・長さ：5〜7行
・目的：相手に負担をかけずに行動してもらう
● Excel作業の時短
このデータを見て、Excelで効率的に処理する方法を提案してください。
・使用する関数の候補
・テーブル化の有無
・ピボットでの要約案
● PowerPointスライド骨子
研修資料の構成案を作成してください。
スライド枚数は10枚以内。
各スライドは「タイトル＋3ポイント」でまとめてください。
3️⃣ 毎朝のルーティンを“自動化”する
— AI秘書の本領発揮ポイント
多くのビジネスパーソンが時間を浪費しているのは“朝の準備作業”。
AI秘書はここで最大の効果を発揮します。
▼毎朝の自動化ルーティン例
① 今日のスケジュール要約
今日の予定を5行で要約し、優先順位順に並べてください。
ただし、Googleカレンダーとの連携設定が必要です。しかも、プライマリーカレンダーしか対応しませんので、複数のカレンダー（色分け）を使用されていると使い勝手が悪いです。ご注意ください！
② メール返信ドラフトを作成
未返信のメール内容を貼るので、すべて返信文を下書きしてください。
③ 今日やるべきタスク整理
今日のタスクを
・最優先
・短時間で終わる
・今週に回して良い
の3段階に分類してください。
④ ニュース要約 & 業界情報フィード
私の業界（例：DX・中小企業診断士・IT）に関係するニュースを3つ要約し、
今日の活動にどう影響するか解説してください。
これだけで 毎朝15〜20分は削減できます。
4️⃣ 秘書AIに育てる“文脈提供”テクニック
— これで性能が一段階アップ
① 自分の過去実績（資料・文章）を渡す
過去の以下を貼って学習させると精度が上がります。
- 提案書
- 研修資料
- メール文
- 報告書のフォーマット
例）
以下は私が作成した研修資料の構成です。
今後資料を作成する際は、この構成と文章トーンを参考にしてください。
② よく使う判断基準・ルールを教える
例）
・数字は可能な限り根拠を記載
・専門用語は補足説明をつける
・図解は1スライド1メッセージ
③ AIに“改善役”をさせる
今から作る文章の改善点を10個挙げてください。
改善後の文章も提示してください。
④ あえて NG例 を渡して学習させる
以下の文章は私の好みではありません。
理由を分析し、改善ポイントと改善例を提示してください。
AIは“嫌な例”を渡すと精度が一気に上がります。
5️⃣ Excel・Word・PowerPointをAI秘書化する方法
（2025年時点で最新の実務テクニック）
■ Excel × AI秘書
- データクリーニング手順の生成
- 関数の最適化案の提案
- ピボット集計の設計
- 業務改善レポートの雛形生成
例）
このExcelのデータ構造を分析し、
最も効率的な分析方法（関数・ピボット・可視化案）を提案してください。
■ Word × AI秘書
- レポートの章立て案
- 文書のリライト
- 企画書骨子の自動生成
- 読みやすくするスタイル案の提案
■ PowerPoint × AI秘書
- スライド構成案
- 図解化アイデアの自動生成
- 発表スクリプトの草案
- スライドの改善ポイント抽出
例）
この内容を10枚以内のPowerPoint構成案にしてください。
各スライドは「タイトル＋3ポイント」で作ってください。
🎯 まとめ：AI秘書は「仕事の再現性」をつくる最高の武器
本記事のポイントを整理すると以下の通りです。
✅ AIに「自分の業務・判断基準」を渡すほど賢くなる
✅ 指示文テンプレを作れば毎回の質が安定
✅ 毎朝のルーティンを自動化すると15〜20分の時短
✅ Excel/Word/PowerPoint も“秘書の手”として使える
✅ 文脈提供（過去資料・好み・NG例）が性能を爆上げする
あなたが毎日やっている仕事は、
実は 6割以上が“再現可能なタスク” です。
AI秘書化すれば、
あなたは 「判断」や「創造」など、本当に価値の高い業務だけに集中できるようになります。
※時々書き忘れていますが、この文章は生成AIを使用して書いております。
本日のブログの内容ではカレンダー連携は私の想定通りには動きませんでしたので、ご注意ください。
お問い合わせ
本日は「第9回：AIに「自分用の秘書」をつくる方法― 個別最適化で“自動化レベル”を引き上げる―」というテーマのブログを書かせていただきました。
中小企業様の方の仕事の時間短縮にお役に立てば幸いです。
i-consulting officeでは生成AI導入のための研修・導入支援を行っています。
ご興味・ご関心のある方はぜひお問い合わせください。
お問い合わせページ：https://icon-office.com/contact
Instagram：https://www.instagram.com/i_consulting_offic👈Instaフォローお願いします！
LINE公式アカウント：https://lin.ee/xHeD62c
宜しくお願いします！
本日のお仕事
・お金のブロックパズルセミナー資料作成
からの某団体にてお金のブロックパズルセミナー
・M社 就労継続支援施設の議事録
・A社 就労継続支援施設の議事録と連絡
・M社 支援計画書作成
・K協会 財務改善コンサルティングの準備
微妙に忙しい。しかし、なんかモヤモヤする。
