DX導入コンサル生成AI

2025.10.19

【第11回】 Microsoft 365 Copilot × OneDrive-「AIが探してくれる！欲しいファイルがすぐ見つかる新検索術」-

こんばんは。i-consulting office（アイ・コンサルティング・オフィス）の田中健太郎です。

私は「社長も社員も、働くことが楽しいと思える会社づくり」
をお手伝いすることを使命に、中小企業の経営支援を行っています。

そんな私の提供できるサービスを考えてこんな経営者に出会いたいと考えています。

  • DX推進/生成AI活用を社内に取り入れたいが何から始めていいかわからない。
  • 経営数字を使った根拠ある経営判断をしたい。
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  • 採用・定着を実現するための理念策定・浸透を行いたい。

といろいろ書いてますが、経営に関するお困りごとは気軽にご相談ください。
当社は「わかりやすく、具体的に」をモットーに、経営の現場ですぐに役立つ支援を心がけています！

✅こんな方におススメ

今回のブログは以下のような方におススメできればと思います。個人的にはこの機能は結構重要視してたりします。ただ、以前も作成したような気がするのでそこはご容赦ください。

  • オフィスワークで大量のファイルを管理していて、「あの資料、どこだっけ？」と探すことが多い方
  • Excel／Word／PowerPointなどで作成したファイルを、クラウド（OneDrive）に置いているけど検索が手間になっている方
  • 生成AIやDX（デジタルトランスフォーメーション）を活用して、業務効率を高めたいと思っている方
  • 「AIに任せて探す」って聞いたけど、実際の活用方法がイメージできていない方
  • Microsoft 365環境（仕事用アカウント／ビジネス／企業）を利用していて、最新機能をキャッチアップしたい方

はじめに

企業でも個人でも、ファイルの量が増えると「どこにしまったか分からない」「似た名前のファイルが複数あって迷う」「過去のバージョンを探して時間がかかる」などの“探すコスト”が意外に大きな負担になります。そこで登場したのが Microsoft 365 Copilot と OneDrive の組み合わせによる“AI活用型ファイル検索・活用術”です。

本記事では、最新情報も交えながら、Copilot × OneDrive を使って「欲しいファイルをすぐ見つける」ための具体的な検索術・活用ステップを紹介します。Excel／Word／PowerPointユーザー向けの使いこなしのヒントも盛り込みます。

1. なぜ「AI×検索」が注目なのか

  • 検索＝キーワード一致やフォルダ手探り、という昔ながらの方法では、ファイル量が増えると限界があります。
  • AI検索では、自然言語（例：「先月のマーケティング予算のスプレッドシートどこ？」）で問いかけられ、文脈や関連性も理解されたうえでファイルを提示できる仕組みが整ってきています。Microsoft Learn+1
  • また、OneDriveなどクラウド上のファイルだけでなく、共有ファイル、バージョン違い、Office以外のフォーマット（PDFなど）も対象になってきています。Tech Community+1
  • DXの観点から、「探す時間を削る＝本来の業務（分析・判断・創造）に使える時間が増える」というのは大きな価値です。

2. 新検索術：Copilot in OneDrive の基本機能

まず、使える基本機能を押さえましょう。以下は Copilot × OneDrive で特に注目すべき“探す＆活用”機能です。

2-1 自然言語検索・チャット式探索

  • Microsoft 365 Copilot Search は、Microsoft 365全体を対象に、自然言語での検索が可能になっています。Microsoft Learn
  • 例えば「先週サインした契約書」「去年のQ3セールス報告書」「鈴木さんが編集したプレゼン」など、キーワード＋文脈での検索が可能。
  • OneDrive上のファイルも、アクセス権限を持っていれば検索対象になります。マイクロソフトサポート+1

2-2 ファイル比較＆要約

  • OneDrive の Copilot 機能では、最大5つのファイルを選択して「違いを比較」できる機能があります。マイクロソフトサポート
  • 例えば、「この契約書A版とB版で何が変わった？」といった問いに対し、日付・修正者・本文の差分などを簡潔に出してくれます。
  • さらに、長い報告書を開かずに「このレポートの3つのポイントを教えて」「このスプレッドシートのトレンドをまとめて」などの要約も可能。マイクロソフトサポート+1

2-3 フォルダ・共有先を意識したアプローチ

  • 検索精度を上げるためには、「どのフォルダに」「どの共有設定で」ファイルがあるかを意識することが重要です。たとえば、非公開／アクセス権が限られているファイルは検索に引っ掛かりにくいケースもあります。Tech Community
  • また、OneDriveの「ファイル→検索」機能自体でも、キーワード検索・フィルタ（日時・種類・共有状態）などを併用することで、AI検索を補完できます。Microsoft Q&A

3. 実践ステップ：欲しいファイルを“すぐ見つける”ための流れ

以下に「探す」から「活用」までの実践的なステップを、Excel／Word／PowerPointユーザーのためのヒント付きで整理します。

ステップ 1：ファイル整理＆共有ポリシーの確認

  • OneDrive内で「プロジェクト／年度／用途」などフォルダ分けをしておく。
  • 共有設定（自分のみ／特定メンバー／組織全体）は、検索対象になるかどうかにも影響します。
  • Copilotがアクセスできるファイル群を意識：ファイルのアクセス権限が適切に設定されていないと、検索できても内容が表示されないことがあります。
  • Excel／Word／PowerPoint活用ヒント：
    • Excel：名称に年度・版数（例「2025Q1_予算_v1.xlsx」）を入れておくと、比較検索時に扱いやすい。
    • Word：文書中で「改訂年月」「担当者」などをヘッダー・フッターに入れておくと、AI検索で文脈を引き出しやすくなります。
    • PowerPoint：発表日・会議名をタイトルスライドに併記しておくことで、「○月△日 〜 会議資料」で検索が効きやすくなります。

ステップ 2：自然言語検索を使って“問いかけ”る

  • Microsoft 365 Copilot アプリもしくは OneDrive Web 画面で、検索ボックスに「先月のマーケティング結果のスライドどこ？」と入力。
  • 検索結果上端に「Copilot Answer（AIが要約提示）」が出る場合があります。Microsoft Learn
  • 結果が多数出た場合は、フォルダ・日付・共有者などでフィルタを絞る。
  • 活用ヒント：Excelシートなら「○○表の売上キーワード」、Word文書なら「△△報告書の要約」、PowerPointなら「□□プレゼン資料の最新版」などと明示すると、AIが探しやすくなります。

ステップ 3：比較・要約機能で素早く確認

  • 関連ファイルが複数ヒットしたら、ファイルを複数選択して「比較」機能を使います。OneDrive Webで「… ＞ Copilot ＞ Compare files」など。マイクロソフトサポート
  • 要約が欲しい場合は、「この5つの資料をまとめて、3つのポイントを抽出して」などとCopilotにチャットで指示。マイクロソフトサポート
  • Excel活用ヒント：2つの予算スプレッドシートを比較し、「どの項目が変更になったか」をAIに抽出してもらうと、変更管理がラクです。
  • Word活用ヒント：改定前と改訂後の報告書を比較し、「何が追加／削除されたか」を要約してもらう。
  • PowerPoint活用ヒント：旧版と新版スライドを比較して、「スライド数の増減」「主要メッセージの変化」をAIに整理してもらう。

ステップ 4：検索結果をそのまま活用／共有

  • 見つかったファイルをその場で開く、または共有リンクを生成してチームに送る。
  • Copilotで「この資料を10分でチームに説明するためのプレゼン概要を作って」などと指示すると、さらなる活用につながります。
  • 活用ヒント：Excelなら「このシートのグラフをPowerPoint用に5枚にまとめて」、Wordなら「この章を要点3つ＋次ステップ2つに整理して」、PowerPointなら「このスライドを短時間用に再構成して」。Copilotが探してくれたファイルを起点に、次のアクションに展開しましょう。

4. 注意すべきポイント＆最新情報

探せるようになる便利な機能ですが、運用上注意すべきこともあります。

注意ポイント

  • 検索対象は「自分がアクセスできるファイル」に限られます。共有設定が限定されているファイルはAI検索の対象にならないことがあります。Tech Community+1
  • 現時点では、画像・動画ファイルなどテキスト抽出が難しいフォーマットは、要約・比較対象外となる場合があります。マイクロソフトサポート+1
  • AIによる検索・要約は便利ですが、「必ず正確に理解／反映される」わけではありません。重要な契約書や法務文書などは、必ず担当者が原文を確認しましょう。
  • データセキュリティ・ガバナンスの観点から、検索対象フォルダ・共有範囲・ログ管理を整えておくことが重要です。例えば、SharePoint には「Restricted SharePoint Search」で検索対象を制限するなどの仕組みがあります。Microsoft Learn

最新情報（2025年10月時点）

  • Microsoft は「検索」機能を強化し、従来のキーワード検索から“意味・コンテキスト”を理解する「Semantic Search」的な機能を Microsoft 365 Copilot Search で提供しています。Microsoft Learn
  • OneDrive＋Copilot においても、フォルダ指定・ドキュメント指定・チャット内での“クラウドファイル基準”を指定してプロンプトする「Grounding」機能の案内が出ています。supersimple365.com
  • 今後、Windows・ローカルファイル・クラウドファイル横断のAI検索統合も進んでおり、OneDriveだけでなくPC内のファイルと併せて「どこにあるか分からない」状況を解消する方向にあります。The Verge

5. まとめ

Microsoft 365 Copilot × OneDrive を活用することで、「探す時間」を大幅に削減し、「活用／分析／判断」に時間を割けるようになります。
特に以下の３点がポイントです：

  1. 自然言語で問いかけ、AIが“文脈理解”してファイルを提示する。
  2. ファイルの「比較」「要約」をAIに任せて、複数資料を効率的に整理。
  3. 検索だけで終わらず、Excel／Word／PowerPointでの活用にスムーズに展開する。

ただし、「アクセス可能なファイル範囲」「共有設定」「フォーマット制限」など運用上の制約も理解し、適切な設定・管理をしておくことが成功の鍵です。

※このブログの内容は生成AIを活用して作成していることをご理解いただけると幸いです。

お問い合わせ

本日は「【第11回】 Microsoft 365 Copilot × OneDrive-「AIが探してくれる！欲しいファイルがすぐ見つかる新検索術」-」という内容でした。以前にも一度書いているのでループしているような気がします。
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