DX導入コンサル生成AI

2025.11.11

【Day2】AI導入の第一歩は「課題の見える化」から〜ChatGPTで業務を“棚卸し”してみよう〜

こんばんは。i-consulting office（アイ・コンサルティング・オフィス）の田中健太郎です。

私は「社長も社員も、働くことが楽しいと思える会社づくり」
をお手伝いすることを使命に、中小企業の経営支援を行っています。

そんな私の提供できるサービスを考えてこんな経営者に出会いたいと考えています。

DX推進/生成AI活用を社内に取り入れたいが何から始めていいかわからない。
経営数字を使った根拠ある経営判断をしたい。
自社の強みを見直し、根拠のある経営計画を作成したい。
採用・定着を実現するための理念策定・浸透を行いたい。

といろいろ書いてますが、経営に関するお困りごとは気軽にご相談ください。
当社は「わかりやすく、具体的に」をモットーに、経営の現場ですぐに役立つ支援を心がけています！

本日は「【Day2】AI導入の第一歩は「課題の見える化」から〜ChatGPTで業務を“棚卸し”してみよう〜」というタイトルでお送りします。ただし、AIを利用する前提での棚卸にならないように気をつけましょう！AIを使わなくてもそもそもこの業務いらなくね？ということもあり得ます。

🌟こんな方におすすめ

「AIを導入したいけれど、どの業務に使えるかわからない」
「AI活用の優先順位を決められず、手が止まっている」
「社内でDXを進めたいけれど、具体的な出発点を探している」

🧭はじめに：AI導入の“失敗あるある”

生成AI導入の現場では、次のような声をよく耳にします👇

「とりあえずChatGPTを使ってみたけど、効果が出ない」
「AIに任せられる仕事がわからない」
「結局、業務フローが変わらなかった」

これらの共通点は、**導入前の“業務の見える化不足”**です。
AIを導入する前に、「誰が・何の業務に・どれくらいの時間を使っているのか」を把握しなければ、
どこにAIを活かすべきかが見えません。

🧩なぜ「業務の見える化」が重要なのか？

AI導入の目的は、「最新技術を使うこと」ではなく、
**“人のムダ時間を減らし、生産性を上げること”**にあります。

そのためにはまず、「ムダ」がどこに潜んでいるかを数値で明らかにする必要があります。
具体的には、下表のように業務と時間をリスト化するのが第一歩です。

業務	所要時間	頻度	AIで代替可能？
見積書の作成	30分	週3回	一部自動化可（定型文生成など）
お客様への返信メール	20分	毎日	高確率で自動化可
会議議事録の整理	60分	週1回	要約AIで可能

このようにリスト化することで、
「どの業務にAIを導入すれば効果的か」が明確になります。

🧰ステップ①：業務をすべて書き出す（ExcelでOK）

まずは、部署ごと・担当者ごとに業務一覧表を作りましょう。
以下のような項目をExcelにまとめると効果的です👇

| No | 業務名 | 内容 | 担当者 | 所要時間（分） | 頻度 | 難易度 | 自動化可能性（高・中・低） |

💡 ポイント

細かく分けるほど、改善余地が明確になります。
　（例：「請求書発行」→「請求金額確認」「PDF出力」「送付メール作成」など）
時間がかかるが成果に直結しない業務が、“AI化優先候補”になります。

🤖ステップ②：ChatGPTで「分類と分析」を支援してもらう

業務リストを作成したら、次はChatGPTで自動分類を行いましょう。
以下のようなプロンプトを活用します👇

💬 プロンプト例（コピペOK）

以下は当社の業務一覧です。
各業務を「AI導入効果が高い業務」「部分的にAI化可能」「AI導入に不向き」に分類し、
優先順位（1〜5）をつけてください。
※判断基準は、業務の反復性・ルールの明確さ・文章作成の有無を重視してください。

ChatGPTは以下の観点でAI化の可能性を判断します👇

✅ 反復的でルールが明確な業務（定型メール・報告書・帳票整理など）
✅ 文章や文書構成を伴う業務（社内報、議事録、見積文など）

この結果をExcelで一覧化すれば、
「AI導入すべき業務の優先順位」が定量的に見えるようになります。

🧪ステップ③：AI化候補業務を“3つだけ”選ぶ

多くの企業が失敗するのは、「全部を一度にAI化しよう」とすること。
最初は3つだけに絞りましょう。

選定基準は次の3点です👇

1️⃣ 定型的でルールが明確（例：社内メール・日報文・案内文）
2️⃣ 成果が見えやすい（時間短縮・工数削減など）
3️⃣ リスクが低い（個人情報・顧客データを含まない業務）

💡 導入しやすい例

ChatGPTで見積書の文面を自動生成
社内報やお知らせ文の初稿をAIで作成
会議議事録を要約AIで自動化

これらは無料ツールでもすぐ試せるため、
最初の成功体験を得るには最適です。

🧮ステップ④：業務時間を「数値化」して成果を見える化する

AI導入の成果を明確にするには、導入前後の時間を比較することが大切です。
以下のように表で管理しましょう👇

業務名	導入前の時間	導入後の時間	削減時間	削減率
議事録作成	60分	10分	50分	83%
メール文作成	20分	5分	15分	75%

Excelでグラフ化すれば、
「AI導入による効果」を経営層やチームに**“見える形”で報告**できます。

これにより、次の導入フェーズへの投資判断もスムーズになります。

💡ステップ⑤：チーム全体で“課題と成果”を共有する

AI導入を特定の担当者だけが進めると、社内にノウハウが定着しません。
「共有と称賛の文化」を作ることが、成功の鍵です。

おすすめの取り組み👇

月1回の「AI活用ミーティング」を設ける
TeamsやSlackで「AI活用チャンネル」を開設
成功事例を共有し、チームで称賛する

AI活用は**“個人プレー”ではなく“チーム戦”**。
全員が同じ方向を向けば、導入効果は2倍にもなります。

🧭まとめ：AI導入は「現場の課題理解」から始まる

AI導入成功の鍵は、テクノロジーそのものではなく、現場の課題整理力です。
ChatGPTなどの生成AIは、あなたの業務を映す“鏡”のような存在。

その鏡を活かすために、まずはこの3ステップから始めましょう👇

1️⃣ Excelで業務を洗い出す
2️⃣ ChatGPTにAI化の優先順位をつけてもらう
3️⃣ 成果を共有して社内に定着させる

🚀次回予告（Day3）

テーマ：小さく試す！無料ツールから始めるAI活用
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※このブログは生成AIを活用して作成しています。

お問い合わせ

本日は「【Day2】AI導入の第一歩は「課題の見える化」から〜ChatGPTで業務を“棚卸し”してみよう〜」というテーマのブログを書かせていただきました。中小企業様の生成AI導入の参考になれば幸いです。
翌々考えたら、RPAの導入においても業務の棚卸は似たようなステップで行いますので、本日の内容はIT化を進めるうえでもぜひとも実施すべき業務課と思います。
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ご興味・ご関心のある方はぜひお問い合わせください。

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