【研修レポート】Microsoft Teams活用で業務効率が劇的に変わる！― 会議術×業務活用術で生産性を最大化 ―

こんばんは。i-consulting office（アイ・コンサルティング・オフィス）の田中健太郎です。

私は「社長も社員も、働くことが楽しいと思える会社づくり」
をお手伝いすることを使命に、中小企業の経営支援を行っています。

そんな私の提供できるサービスを考えてこんな経営者に出会いたいと考えています。

DX推進/生成AI活用を社内に取り入れたいが何から始めていいかわからない。
経営数字を使った根拠ある経営判断をしたい。
自社の強みを見直し、根拠のある経営計画を作成したい。
採用・定着を実現するための理念策定・浸透を行いたい。

といろいろ書いてますが、経営に関するお困りごとは気軽にご相談ください。
当社は「わかりやすく、具体的に」をモットーに、経営の現場ですぐに役立つ支援を心がけています！

本日は、「【研修レポート】Microsoft Teams活用で業務効率が劇的に変わる！― 会議術×業務活用術で生産性を最大化 ―」👈言い過ぎ！というテーマです。
この研修自体は2年ぐらい前に実施したものですので、ＡＩを含めて少しアップデートしています。

👥 こんな方におすすめの研修です

チームマネジメントを強化したいリーダー・管理職の方
Teamsを「会議ツール」としてしか使っていない方
社内の情報共有や業務フローを効率化したい方

はじめに

「Teamsはオンライン会議に使うツール」──そう思っていませんか？
実は、Teamsには情報共有・タスク管理・資料共同編集・AI連携など、ビジネスを効率化するための仕組みが数多く備わっています。

本記事では、当社が実施した「Microsoft Teams利活用研修（会議術編・業務活用効率化編）」の内容をもとに、
Teamsを“仕事がはかどる環境”に変える実践ポイントをご紹介します。

🔹 1. 会議を「生産的な時間」に変えるTeams会議術

Teams会議を効率化する最大のポイントは、双方向型の会議設計です。
「Polls（旧Forms）」機能を活用することで、リアルタイム投票・アンケート・理解度チェックが簡単に実施できます。

具体的な活用シーン

研修の理解度テストや意見投票に「Polls」を使用
「ワードクラウド」で参加者の意見を可視化
「ランキング形式」でアイデアを整理

また、Outlook連携を使えば、会議の作成・招待・出欠確認・カレンダー反映までをワンストップで管理可能です。
チャネルのメールアドレスを宛先に指定しておくと、チーム全体に自動共有できるのも便利なポイントです。

🔹 2. Planner連携でタスク管理を“見える化”

Teamsに「Planner」を追加することで、チームやプロジェクトごとのタスクを共有・進捗管理できます。
ボード形式、グラフ表示、スケジュールビューなど、多角的な進捗確認が可能です。

実践のポイント

チャネル単位でPlannerを追加し、部門別・案件別に管理
「計画済み」タブから自分の未完了タスクを一覧表示
チーム全員で「誰が・何を・いつまでに」やるかを可視化

🔹 3. Officeファイルの共同編集で“資料共有の手間ゼロ”

Teamsでは、Word・Excel・PowerPointファイルをチャットやチャネルに直接添付し、そのまま共同編集ができます。
ファイルをタブに固定しておけば、次回以降もワンクリックでアクセス可能。

💡 従来の課題を解決！

メールで添付・修正版の送受信が不要に
会議中にリアルタイム編集→保存→共有が完結
常に最新の情報をチーム全員で共有

🔹 4. OneNoteとWeb連携で情報共有をスピードアップ

OneNoteをTeamsに追加すると、議事録やアイデアメモをチーム全員でリアルタイム共有できます。
また、外部サイトを「Webタブ」として追加すれば、Teams上で直接閲覧・確認が可能です。

📘 活用例

「会議メモ」をOneNoteで共有・追記
「参考資料サイト」をWebタブで固定表示
チーム全体のナレッジ蓄積を促進

🔹 5. 通知設定を見直して“集中できる環境”を作る

Teamsを使いこなすうえで意外と重要なのが通知設定の最適化です。
「バナー」「フィード」「オフ」をチャネルごとに設定することで、
本当に必要な情報だけを受け取ることができます。

🔹 6. 次世代のTeams活用 ― AIとCopilotの可能性

研修の最後では、「ChatGPTやCopilotがTeamsに統合されたらどう変わるか？」というテーマにも触れました。
AIが議事録作成・要約・タスク抽出を自動で行う時代は、すでに始まっています。

AIとTeamsを組み合わせることで、
「考える・話す・共有する」すべての業務がよりシームレスに。
これからの働き方を大きく変える技術として、注目すべきポイントです。

🧭 まとめ：Teamsは“使うツール”から“働く環境”へ

今回の研修を通じて、Teamsは単なるチャットアプリではなく、
業務全体をつなぐ「デジタルワークスペース」であることを再確認しました。

Polls、Planner、OneNote、Outlook、AI連携など、機能を組み合わせることで、
チームの生産性・情報共有・スピード感が格段に向上します。

お問い合わせ

本日は「【研修レポート】Microsoft Teams活用で業務効率が劇的に変わる！― 会議術×業務活用術で生産性を最大化 ―」というテーマで研修内容を書かせていただきました。
めちゃくちゃ個人的な話ですが、サラリーマン時代はこのTeamsの通知機能に悩まされました。
全国規模の会社だったので、社内の横のつながりかなにかわかりませんが、あちこちでチャネルが立ちまくり、ひっきりなしに通知がきまくるという状況に陥りました。
もちろん、土日も関係ありません💛
ですので、Teamsには若干の恨みはあるものの、こうして研修仕事をいただけたことにも感謝です。

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