DX導入コンサル生成AI

2025.11.20

【第3回】Excel業務を劇的に時短するプロンプト集― 関数・分析・自動化が驚くほど楽になる ―

朝の投稿でも昼の投稿でもこんばんは。
i-consulting office（アイ・コンサルティング・オフィス）の田中健太郎です。

私は「社長も社員も、働くことが楽しいと思える会社づくり」
をお手伝いすることを使命に、中小企業の経営支援を行っています。

そんな私の提供できるサービスを考えてこんな経営者に出会いたいと考えています。

  • DX推進/生成AI活用を社内に取り入れたいが何から始めていいかわからない。
  • 経営数字を使った根拠ある経営判断をしたい。
  • 自社の強みを見直し、根拠のある経営計画を作成したい。
  • 採用・定着を実現するための理念策定・浸透を行いたい。

といろいろ書いてますが、経営に関するお困りごとは気軽にご相談ください。
当社は「わかりやすく、具体的に」をモットーに、経営の現場ですぐに役立つ支援を心がけています！

本日から「【第3回】Excel業務を劇的に時短するプロンプト集― 関数・分析・自動化が驚くほど楽になる ―」というタイトルです。参考になると思いますのでぜひ使ってください。

🌟こんな方におすすめ

  • Excel業務が多すぎて本業の時間が削られている
  • 関数を調べるのが毎回大変で「もっと早く答えを出したい」
  • データ分析が苦手で“とりあえず集計”で終わりがち
  • マクロを書けないけど自動化したい
  • 最新の生成AIをどうExcel業務に活かせばいいか具体例が知りたい

🧭 はじめに：Excel × 生成AI の組み合わせは最強の時短ツール

日々の業務で最も使うツールの1つが Excel。
しかし、

  • 関数が複雑
  • 集計作業に時間がかかる
  • 繰り返し作業が多い
  • マクロが書けない

こうした理由で多くのビジネスパーソンが 1日のうち1〜2時間以上をExcelに費やしている と言われています。

そんな中、生成AI（ChatGPTやMicrosoft Copilot）を活用すれば、

  • 関数の作成
  • データ分析の解釈
  • VBAの自動生成
  • 手順書の作成
  • データ整形の方法提案

これらを プロンプト（質問）1つで作成できる 時代になりました。

本記事では「今日からいきなり時短できる」ことを重視して、
完全コピーOKのExcel時短プロンプト集 としてまとめました。

✔ 第1章：関数作成を秒速化するプロンプト

🔸1. 条件に合う関数を数秒で生成

■ プロンプト例

以下の条件を満たすExcel関数を作ってください。
【やりたいこと】
・A列に社員名（重複あり）
・B列に売上
・同じ社員名の売上を合計したい
・関数のみでお願いします

■ 生成AIでできること

  • SUMIF、SUMIFS、UNIQUE、FILTERなど、適切な関数を即提案
  • シート構造に合わせて“使える形”に書き換えてくれる
  • 日本語説明も付くので理解が進む

🔸2. 複雑なネスト関数もAIが自動作成

IF × VLOOKUP × TEXT関数など、
「自分では書けない…」という式もAIなら分秒で作れます。

■ プロンプト例

次の条件でIF関数を含む式を作成してください。

・A列：売上
・売上が30万円以上 → 「優秀」
・10〜30万円 → 「良」
・それ以下 → 「要改善」
・維持管理しやすい書き方にしてください

AIはこのようなIFS関数で書くべきか、IFで段階的に書くべきかまで判断してくれます。

🔸3. エラーの原因も説明付きで修正してくれる

■ プロンプト例

以下のExcel関数がうまく動きません。原因と修正案を教えてください。
=VLOOKUP(A2,Sheet2!A:C,3,FALSE)

AIは下記のようなことを確認してくれます。

  • 検索値が存在するか
  • 検索範囲が正しいか
  • 列番号が範囲内か
  • シート名の誤字
  • 数式の全角・半角

Excel初心者でも安心して正しい式に修正できます。

✔ 第2章：データ分析を“解釈付き”で行うプロンプト

AIは数式を作るだけではありません。
Excelにあるデータを示せば、分析・考察・改善案までセット で返してくれます。

🔸1. ピボットテーブルを作る目的から提案してくれる

■ プロンプト例

売上データのピボットテーブルを作りたいのですが、
「最も意味のある分析軸」を提案してください。
データの項目名は以下の通りです。
・日付
・担当者
・商品カテゴリ
・商品名
・数量
・売上金額

AIは例えば…

  • 月別 × カテゴリの売上
  • 担当者別の売上構成
  • 売上高上位商品のPareto分析

など、「分析目的」から発想した軸を提案してくれます。

🔸2. データ分析のストーリーを作ってくれる

■ プロンプト例

このデータから3つの気づきを提示し、
課題と改善案まで提案してください。

【データ】
（Excelの表をそのままペースト）

AIは与えられた表を読み取り、

  • 数値の偏り
  • トレンド
  • 例外値
  • 季節性
  • 担当者の特徴

こうしたポイントから “読むべき視点”を整理して解説 してくれます。

🔸3. グラフ化すべきポイントも教えてくれる

グラフ選びに悩む必要はありません。

■ プロンプト例

この売上データを見やすくしたいので、
最適なグラフを3つ教えてください。
（Excel表を貼り付け）

AIは

  • 折れ線 → トレンド把握
  • 棒グラフ → 比較
  • 円グラフ → 構成比
  • 積み上げ → 構造の変化

など、目的に合ったグラフを適切に提案してくれます。

✔ 第3章：Excel自動化（VBA）をAIに任せるプロンプト

「VBAを書いたことがない」
「コードを見ても意味がわからない」

そんな方でも、AIに依頼すれば 完全自動化のコードを生成 できます。

🔸1. コードゼロでもVBAを作れるプロンプト

■ プロンプト例

以下を自動で行うVBAコードを作成してください。

① Sheet1 の表をコピー
② Sheet2 の最終行に貼り付け（値のみ）
③ 日付をC列に入力
④ エラー処理も追加

AIは“動くコード”を正確に生成します。
また、どの部分を変更すればカスタマイズできるかも解説付きで返してくれます。

🔸2. 既存VBAの修正も可能

■ プロンプト例

以下のVBAを高速化してください。
（コードを貼り付け）

AIは

  • ScreenUpdatingの制御
  • Calculationモードの変更
  • Withブロックの適用
  • 無駄なループ削除

など、実務で使われている最適化手法を提案してくれます。

🔸3. 自動化フロー図まで作れる

■ プロンプト例

このVBAの処理フローをわかりやすく図解してください。
（VBAのコードを貼り付け）

文章でのステップ整理だけでなく、
フローチャート形式でまとめてくれるため、社内共有にも最適です。

✔ 第4章：資料作成・手順書の作成もAIに丸投げ

Excelは操作手順が長くなりがちですが、AIは手順書の生成も得意です。

🔸1. 業務マニュアルを自動生成

■ プロンプト例

Excelで「売上月報」を作る手順書を作成してください。
初心者が読んでも理解できるように、
スクショを入れる場所も指定してください。

AIは次のような流れで作成します。

  1. 手順の分解
  2. 各手順の目的
  3. 注意点
  4. スクショ位置の指定

社内教育のコストを大幅に削減できます。

🔸2. 複雑な業務を「テンプレ化」できる

■ プロンプト例

在庫管理のExcelテンプレートを作りたいので、
必要なシート構成と関数を一覧にしてください。

AIは

  • シート名
  • 必要な項目
  • 入力規則
  • 集計方法
  • アラート条件

など、実務に即した構成案を提案してくれます。

✔ 第5章：明日から使えるテンプレプロンプト集（コピペOK）

最後に、すぐに使える“万能プロンプト”をまとめます。

🔧 ① 関数作成の万能プロンプト

この表をもとに、やりたいことを実現する最適なExcel関数を作成してください。
条件は以下です。
（条件を箇条書き）
理解しやすいように日本語で解説もつけてください。

🔧 ② データ分析の万能プロンプト

このデータから重要なポイントを3つ抽出し、
課題と改善案まで提示してください。
（表を貼り付け）

🔧 ③ 業務自動化（VBA）万能プロンプト

次の業務を自動化したいので、VBAコードを作成してください。
実行時の注意点と、変更可能な部分の説明もお願いします。
（やりたいことを箇条書き）

🔧 ④ マニュアル作成万能プロンプト

初心者でも理解できるExcel操作手順書を作ってください。
各ステップの目的、注意点、
スクリーンショットを入れるべき場所も説明してください。
（作業内容）

🎯まとめ：Excel業務×生成AIは「最強の時短コンビ」

Excel業務は、やり方次第で
1日30〜60分は必ず短縮できます。

そして生成AIは、

  • 関数作成
  • 分析
  • 解釈
  • 自動化
  • マニュアル作成

これらを 人間より正確に・早く・24時間無制限で 行ってくれる最高の相棒です。

Excel業務が多い方ほど、生成AIの効果は劇的。
今日のプロンプトを1つ使うだけでも、
あなたの作業時間は確実に減ります。

次回、第4回：PowerPoint資料作成の“ゼロ秒スタート”術

― 企画書・提案書・研修資料を高速化ー

内容概要
・スライド構成の自動生成プロンプト
・“伝わる図解”をAIに作らせる手順
・講師業／営業が使える資料化プロンプト集
・アウトライン → スライド化の一撃指示

こんな感じのテーマを作成しようと思います。

お問い合わせ

本日は「【第3回】Excel業務を劇的に時短するプロンプト集― 関数・分析・自動化が驚くほど楽になる ―」というテーマのブログを書かせていただきました。
中小企業様の方の仕事の時間短縮にお役に立てば幸いです。
i-consulting officeでは生成AI導入のための研修・導入支援を行っています。
ちなみにExcelの基礎レベルでよければ研修もやっています。
ご興味・ご関心のある方はぜひお問い合わせください。

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本日のお仕事

・商工会相談窓口業務にて持続化補助金の事業計画書の内容助言を2件ほど
・明日の「お金のブロックパズルセミナー（個人事業主編）の準備
・同じく明日の「DXセミナー」のリハーサル
明日の準備が意外と忙しい。

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