SWOT分析コンサル生成AI

2025.12.20

【第3回】AIでKPIを「数字に落とす」実践編― Excel × ChatGPTでKPI管理表を10分で作る ―

朝の投稿でも昼の投稿でもこんばんは。
i-consulting office（アイ・コンサルティング・オフィス）の田中健太郎です。

私は「社長も社員も、働くことが楽しいと思える会社づくり」
をお手伝いすることを使命に、中小企業の経営支援を行っています。

そんな私の提供できるサービスを考えてこんな経営者に出会いたいと考えています。

  • DX推進/生成AI活用を社内に取り入れたいが何から始めていいかわからない。
  • 経営数字を使った根拠ある経営判断をしたい。
  • 自社の強みを見直し、根拠のある経営計画を作成したい。
  • 採用・定着を実現するための理念策定・浸透を行いたい。

といろいろ書いてますが、経営に関するお困りごとは気軽にご相談ください。
当社は「わかりやすく、具体的に」をモットーに、経営の現場ですぐに役立つ支援を心がけています！

本日は「【第3回】AIでKPIを「数字に落とす」実践編― Excel × ChatGPTでKPI管理表を10分で作る ―」です。これができれば本当に楽というか、これを作ることに時間を作るぐらいなら、さっさとつくって県庁して効果がなければ新たにKPIをつくるというサイクルにした方がまし！

📌こんな方におすすめ

  • KPIの考え方は分かったが、Excelでどう形にすればいいか迷っている
  • KPI表を作っても、更新が止まりがち
  • 「管理表が増えすぎて逆に分かりづらい」状態になっている
  • ChatGPTを業務に使いたいが、具体的な使い方が知りたい
  • “見るだけKPI”ではなく、改善につながる運用にしたい

🔥 第3回のゴール：KPIを「見える化」して“回せる形”にする

第1回・第2回でお話した通り、KPIは

  • 作ることが目的ではなく
  • 会話と改善を生む道具

です。

では、そのKPIを実務で扱うには何が必要か？

答えはシンプルで、まずは👇

✅ 1枚で分かる管理表
✅ 毎月更新できる運用ルール

この2つです。

✅ KPI管理表に「最低限」必要な項目（まずはこれだけ）

KPI表は凝り始めるとキリがありません。
最初は“最小構成”で十分です。

📌最小構成（おすすめ）

  • KPI名（例：商談件数、成約率、客単価）
  • 定義（何を数える？どこから取る？）
  • 目標値（今月の目標）
  • 実績値（今月の実績）
  • 差異（実績−目標）
  • コメント（要因・気づき）
  • 次アクション（来月どう変える？）

ここで大事なのは、**「定義」**です。
定義が曖昧だと、数字がブレて揉めます😅

🧩 Excelで作る「シンプルKPI管理表」構成

Excelは難しくしなくてOKです。
まずは1シートで、こんな形を作ります。

① KPIマスタ（上段）

  • KPI名、定義、担当、集計方法（手入力／システムから転記など）

② 月次実績テーブル（下段）

  • 月、目標、実績、差異、コメント、次アクション

ポイントは👇
「KPIマスタ」と「月次実績」を分けること。
これで運用が安定します。

🤖 ChatGPTの使いどころ：Excelの“設計”を一気に固める

ここからAIの出番です✨
Excelを開いて悩む前に、ChatGPTに「管理表設計」を作ってもらうと速いです。

📝 そのまま使える！プロンプト例（コピペOK）

以下は、嘘にならないように「会社情報はユーザーが入力する形式」にしています。
（ここを適当に書くと、AIが勝手に設定を盛ってしまうので注意です）

✅プロンプト1：KPI管理表の列設計を作る

あなたは業務改善コンサルです。
私はKPIをExcelで管理したいです。
会社情報：
・業種：〇〇
・目的（例：既存顧客の深耕、売上5%増など）：〇〇
・対象部門：〇〇（例：営業）
・運用頻度：月1回

依頼：

  1. KPI管理表に必要な列項目を「最小構成」で提案してください。
  2. 各列の入力ルール（定義の書き方、コメントの書き方）も添えてください。
  3. 現場が嫌がらない運用の工夫も3つ提案してください。

✅プロンプト2：KPIの「定義」を作る（超重要）

次のKPIについて、定義を曖昧にしないための「定義文」を作ってください。
KPI名：〇〇
現状の集計方法：〇〇（分からなければ「未定」）
データ取得元：〇〇（例：SFA、日報、手書き）

出力は、①定義（何を数えるか）②集計タイミング③注意点（除外ルール）でください。

✅プロンプト3：月次レビュー用コメントの“型”を作る

KPIの月次レビューコメントを、誰でも書けるようにテンプレ化したいです。
「要因」「打ち手」「次アクション」が自然に出るように、
200文字以内で書ける型を3種類作ってください。
（例：営業向け、製造向け、管理部門向け）

📊 Excelで“まず効く”数式（これだけでOK）

難しい関数は不要です。最初はこの3つで十分です。

  • 差異：=実績 - 目標
  • 達成率：=IFERROR(実績/目標,0)
  • 条件付き書式（達成率が100%未満で色を変える）

これだけでも、会議で見やすくなります👍

🧠 KPI運用が止まる会社の共通点（止めない工夫）

KPIは作っても、運用で止まることが多いです。
原因はだいたいこの3つ👇

  1. 入力が面倒（時間がかかる）
  2. 誰がやるか決まってない
  3. 見ても会話が生まれない

なので対策は逆です。

✅止めない工夫（おすすめ）

  • KPIは最大でも 3〜5個（最初は3つでOK）
  • 月次会議の最初の10分で必ず見る
  • コメントは「型」で書く（自由記述にしない）

🧩（できる場合）Copilot等が使える環境なら、ここが速い

Microsoft 365 Copilotなどが使える場合は、
「表の整形」「要約」「文章化」が速くなるケースがあります。

ただし、これは

  • 契約
  • 組織の設定
  • データの置き場所（SharePoint等）
    によってできることが変わるため、

“必ずこうなる”とは書けません。（←ここ重要）

使える環境の方は、次回以降で「具体的な指示例」を整理します😊

🔜 次回予告（第4回）

【第4回】KPIは「毎月どう使うか」が9割

― AIで回す月次レビューと改善サイクル ―

次回は、KPIが“形骸化しない”ための核心、

  • 月次レビューの型（会議アジェンダ）
  • ChatGPTで月次レポート文章を作る
  • 「次アクション」を毎回出す仕組み

を、実務向けに解説します📘

✍️まとめ

  • KPI管理表は「最小構成」で十分（むしろその方が続く）
  • 重要なのは「定義」と「次アクション」
  • ChatGPTは“表の設計”と“コメントの型作り”が得意
  • Excelは差異・達成率・条件付き書式だけでも効果大
  • ツールより先に「運用ルール」を決めるのが成功のカギ

【第3回・実践補足①】営業KPI編

― 数字が「詰め」ではなく「改善のヒント」になる設計 ―

📌 営業KPIで一番やってはいけないこと

営業KPIでよくある失敗がこれです。

  • 件数だけを追わせる
  • 結果（売上）だけを責める
  • 数字が悪い＝個人の問題、になる

これをやると、
👉 数字は出るが、行動は良くならない
👉 KPIが嫌われる

という状態になります。

営業KPIは「管理」よりも
営業のやり方を改善するための道具として設計する必要があります。

🎯 営業KPIの基本構造（まずはこの3つ）

営業KPIは、以下の3点セットが基本です。

区分KPI例見る目的
行動量商談件数動いているか
質成約率やり方は合っているか
結果客単価提案内容は適切か

👉 この3つが揃うと、
「何が原因か」を会話で分解できます。

📊 Excelでの管理イメージ（シンプルでOK）

KPIマスタ（固定）

  • KPI名：商談件数
  • 定義：見積提出まで進んだ案件数
  • 集計元：SFA or 営業日報

月次実績

  • 目標：20件
  • 実績：15件
  • 差異：▲5件
  • コメント：
    • 新規アポ獲得が想定より少なかった
  • 次アクション：
    • 既存顧客への定期接触件数を増やす

👉 ここまでで十分です。
グラフがなくても、会話は回ります。

🤖 ChatGPTが効くポイント（営業編）

① KPIコメントを「改善視点」に変える

営業コメントは放っておくと、

「頑張ったが未達でした」

で終わりがちです。

プロンプト例

以下のKPI実績をもとに、
「要因 → 改善仮説 → 次アクション」
の順で、200文字以内の営業向けコメントに書き直してください。

これだけで、
感想 → 改善コメントに変わります。

② 成約率が落ちたときの「考え方」を整理

プロンプト例

成約率が前月より低下しました。
考えられる要因を
①案件内容
②提案プロセス
③価格・条件
の3視点で整理してください。

👉 会議での「沈黙」を防げます。

🧠 営業KPI運用で大事な考え方

  • KPIは営業を縛るためのものではない
  • 数字は「原因を話すための共通言語」
  • 個人評価とKPIレビューは切り分ける

これができると、
営業会議が“詰め会議”から“改善会議”に変わります。

【第3回・実践補足②】バックオフィスKPI編

― 見えにくい業務を「数字で語れる仕事」に変える ―

📌 バックオフィスKPIが難しい理由

バックオフィス（総務・経理・人事など）は、

  • 売上が直接出ない
  • 成果が見えにくい
  • KPIを作ると「監視されている」と感じやすい

という特徴があります。

だからこそ、
KPI設計を間違えると一気に反発が出ます。

🎯 バックオフィスKPIの基本思想

バックオフィスKPIで見るべきは、

「価値」ではなく「状態」

です。

おすすめの視点はこの3つ👇

視点KPI例
時間処理リードタイム、締め日遵守率
品質差戻し件数、修正回数
属人化代替可能業務数、手順書整備率

📊 Excel管理の具体例（経理）

KPI例：月次決算の締め日遵守率

  • 定義：月次決算を〇営業日以内に完了できたか
  • 目標：100%
  • 実績：90%
  • コメント：
    • 請求書回収の遅れが原因
  • 次アクション：
    • 請求書提出期限の明文化

👉 人を責めないKPIが重要です。

🤖 ChatGPTが活きるポイント（バックオフィス編）

① 業務を「KPIに落とす」整理

プロンプト例

次の業務内容を
「時間・品質・属人化」の視点で
KPI候補に分解してください。
業務内容：〇〇

👉 業務の見える化に非常に有効です。

② 改善アイデア出しに使う

プロンプト例

次のKPIが未達でした。
現場負荷を上げずに改善するアイデアを5つ出してください。

👉 「人を増やす」以外の選択肢が出てきます。

🧠 バックオフィスKPIで必ず守るべきこと

  • 評価と直結させすぎない
  • 最初は「測るだけ」でもOK
  • 改善につながったら成功

バックオフィスKPIは、
効率化・標準化のための道具です。

✍️ 第3回（営業編・バックオフィス編）まとめ

  • 営業KPIは「行動・質・結果」のセットで考える
  • バックオフィスKPIは「状態」を測る
  • ChatGPTは
    • コメント改善
    • 要因整理
    • 改善案出し
      に非常に相性が良い
  • KPIは人を管理するためではなく、仕事を良くするためのもの

※このブログは生成AIをベースに作成しています。

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