DX導入コンサル生成AI

2025.11.23

【第5回】：Word作業時短プロンプト集― レポート、議事録、企画書を自動生成ー

朝の投稿でも昼の投稿でもこんばんは。
i-consulting office（アイ・コンサルティング・オフィス）の田中健太郎です。

私は「社長も社員も、働くことが楽しいと思える会社づくり」
をお手伝いすることを使命に、中小企業の経営支援を行っています。

そんな私の提供できるサービスを考えてこんな経営者に出会いたいと考えています。

  • DX推進/生成AI活用を社内に取り入れたいが何から始めていいかわからない。
  • 経営数字を使った根拠ある経営判断をしたい。
  • 自社の強みを見直し、根拠のある経営計画を作成したい。
  • 採用・定着を実現するための理念策定・浸透を行いたい。

といろいろ書いてますが、経営に関するお困りごとは気軽にご相談ください。
当社は「わかりやすく、具体的に」をモットーに、経営の現場ですぐに役立つ支援を心がけています！

本日から「【第5回】：Word作業時短プロンプト集― レポート、議事録、企画書を自動生成ー」というタイトルです。

🌟 こんな方におすすめ

  • 議事録作成・文書作成に時間を取られてしまう方
  • Word文書の「読みやすさ」「構成力」を一気に上げたい方
  • 生成AIを使って資料作成を楽にしたいビジネスパーソン
  • DX推進や業務効率化を検討している管理職・経営者
  • Microsoft 365 Copilot や ChatGPT を“文章作業の相棒”にしたい方

🧭 はじめに：Word業務はAIと最も相性がいい

Word業務（レポート・議事録・企画書など）は 「情報整理」「文章構造化」「読みやすい文章に書き換える」 という、生成AIが最も得意とするプロセスで構成されています。

実際、多くの企業では以下のような悩みがあります👇

  • 議事録をまとめるのに1～2時間かかる
  • 長文の構成を作るのが難しい
  • 文書が読みづらく、上司のチェックに時間がかかる
  • そもそも書き始めるのに時間がかかる

しかし、これらは“正しいプロンプト”を使うことで 30～70%の時間削減 が可能です。
本記事では、実務で使える Word作業を速くするプロンプトと使い方 をまとめて紹介します。

✨ ① 議事録の自動整形プロンプト

会議音声を文字起こししただけでは「誰が何を言ったか」「決定事項・TODO」が分かりにくい。
そんなとき、以下のプロンプトを使うと、AIが Word 用に美しく整理してくれます。

📌 実務で使える「議事録整形プロンプト」

以下の文字起こしデータを、Wordに貼り付けて読めるように
「要点整理された議事録形式」に整えてください。

【出力形式】
1. 会議概要（日時／参加者／目的）
2. 議題ごとの議論内容（発言を要約）
3. 決定事項
4. 宿題（ToDo）※担当者・期限付きで記載
5. 次回までの準備事項

【条件】
・不明点は推測せず「不明」と記載
・読みやすい箇条書き
・ビジネス文書として自然な表現に整える
・余計な表現は削除

---文字起こしデータ---
（ここに音声の全文を貼る）

▼ 効果

  • 10～20分かかる整形作業が 1分以内
  • 発言内容が“会議資料としての体裁”に変換
  • 担当者と期限が自動で整理されるため管理がラク

✨ ② 長文レポートの「章立て・構成」自動生成プロンプト

レポートや企画書は書き始めが一番つらい。
そこで AI に構成（アウトライン）の作成だけ先に丸投げします。

📌 レポート構成の自動生成プロンプト

「◯◯のテーマでレポートを書きたい」と考えています。
Wordでそのまま使えるよう、以下の条件で章立て・構成を作成してください。

【条件】
・章→節→項の3層構造
・ページ量の目安も記載
・ロジカルな流れになるよう構成を最適化
・導入（背景）、課題、分析、提案、まとめ の5部構成をベースに
・専門用語はわかりやすく

【テーマ】
（ここに書きたいテーマを入力）

📌 企画書構成の自動生成プロンプト

以下の企画内容を、Word企画書の構成として
「目的→背景→現状→課題→解決策→効果→スケジュール」の流れで整理してください。

【企画概要】
（企画の内容を入力）

▼ 効果

  • 「書き始めの悩み」が完全にゼロ
  • Word文書の構成がロジカルになり、評価が上がる
  • 書きながら迷子にならないため執筆スピードが爆速化

✨ ③ 読みやすい文章に変換する“リライト”プロンプト

AIは「読みやすさ」「簡潔さ」「論理性」の改善が得意。
Wordに貼り付ける前に必ずAIでリライトすると、文章の質が一気に向上します。

📌 一般ビジネス文書の読みやすさ改善

以下の文章を、読みやすく・論理的に・行動が伝わるように書き換えてください。

【条件】
・主語と述語を明確に
・文の長さは40文字前後
・結論から先に述べる
・Word文書に貼り付けても崩れない書式

---文章---
（ここに文章を入力）

📌 「要点だけ残す」圧縮リライト

以下の文章を、意味を変えずに40%の文字数に圧縮してください。
・冗長表現を削除
・言い換えで簡潔に
・読みやすさ優先

📌 社内報告向け「簡潔＆丁寧」リライト

以下の文章を、社内報告書として自然で丁寧な文体に書き換えてください。
・簡潔
・事実ベース
・読みやすい

✨ ④ Wordと相性が良い「生成AI文章の作り方」

Wordは AI と組み合わせると、以下の点で相性が抜群です。

■ 1. 「構成 → 本文 → リライト」という流れが最適

Wordの弱点：

  • いきなり書き始めると文章が散らかる
  • 最初の構成が弱いと“後戻りが多い”

AIを使うと：

👉 構成（アウトライン）を一発生成
👉 本文を肉付け
👉 最後にまとめてリライト

という“正しい書き方”が自然に再現できます。

■ 2. Copilot で Word 上から直接指示可能

Microsoft 365 Copilot を使う場合、
文書そのものを読み込んだうえで以下が可能👇

  • 文書の要旨を3行でまとめる
  • 章ごとの要点抜き出し
  • 文体統一
  • 指定した章だけリライト

Wordの画面内で完結するため、業務スピードが大幅に向上します。

■ 3. 添削・校閲を AI に任せられる

Word の「校閲」機能と AI の相性は良好。

・誤字
・冗長表現
・曖昧な主語
・ロジックの飛躍
・読みづらい言い回し

これらを自動で指摘してくれるため、品質が安定します。

✨ ⑤ 実務でそのまま使える文章作業プロンプト集（保存版）

✔ Wordレポートを一撃で作るプロンプト

以下のテーマで、Wordで使えるレポートの草案（3,000字程度）を書いてください。

【条件】
・章ごとに見出し
・箇条書きを活用
・導入→課題→分析→提案→まとめの流れ
・文体はビジネス文書

✔ Word企画書の草案プロンプト

以下の企画内容をもとに、Word企画書のドラフトを作成してください。

【出力】
1. 目的
2. 背景
3. 課題
4. 解決策
5. 費用とリスク
6. スケジュール
7. 期待される成果

✔ 社外向け文章の丁寧リライト

以下の文章を、社外向け文書としてふさわしい丁寧語・敬体に書き換えてください。
意味は変えないでください。

📝 まとめ：Word × 生成AI＝ 文章作業の“最強時短コンビ”

Word作業は「文章の構造化」と「読みやすさ改善」がすべて。
そしてこれは AI が最も得意とする領域です。

議事録 → 構成作成 → 本文 → リライト → 校閲

この一連のプロセスを AI に組み込むことで、あなたの作業時間は確実に減ります。

  • 議事録作成 70% 時短
  • レポート構成作成 90% 時短
  • 企画書の草案づくり 60% 時短
  • 文書改善（リライト）90% 時短

Wordは単なる文書作成ツールではなく、AIと組み合わせれば 「文章作業の自動化プラットフォーム」 に進化します。

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本日は「【第5回】：Word作業時短プロンプト集― レポート、議事録、企画書を自動生成ー」というテーマのブログを書かせていただきました。
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・T社　経営会議準備　財務コンサルティング準備
・A社　就労支援内職単価整理
・お金のブロックパズルセミナー準備
・異業種交流会　発表会資料準備
うーん、３つめ、４つめは厳しいね。

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