生成AI

2025.8.15

「生成AIで会議時間を半分に！今日からできる議事録自動化＆時短術」

こんばんは。i-consulting office（アイ・コンサルティング・オフィス）の田中健太郎です。

社長も社員も働くことが楽しいと思える会社づくりのお手伝いをモットーに
中小企業の経営支援を以下の内容を中心に行っています。

  • クロスSWOT分析を活用した「積極戦略」の構築支援
  • お金のブロックパズルによる「キャッシュフロー経営」のサポート
  • 業務のデジタル化支援を通じた「生産性向上」コンサルティング
  • DX（デジタルトランスフォーメーション）・生成AIコンサルティング
  • 経営理念策定と浸透・経営理念に基づく人事考課制度策定のご支援
  • 補助金・助成金の活用に向けた「申請・計画作成」の助言

経営に関するお困りごとがありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。
「わかりやすく、具体的に」を意識して、経営の現場に即したご支援を心がけています。

本日から、たまにですが、生成AIで自分の仕事時間を減らすための小技みたいなものを上げておきたいと思います。自分のためにも・・・

1. 今日のテーマ

「たった10分でできる！生成AIによる“会議時間1/2化”の実践法」

近年、会議は長引く傾向にあり、多くの企業で「議事録作成の負担」が大きな課題です。
生成AIを活用すれば、会議時間の短縮だけでなく、後処理まで大幅に効率化できます。

2. 今日からできる実践ステップ

ステップ1：会議音声を録音する

  • 必要ツール：Zoom・Teamsの録画機能、またはスマホ録音アプリ
  • 録音形式はmp4（動画）やmp3/wav（音声）が望ましい

ポイント

  • AIが聞き取りやすいよう、なるべくマイクに近づいて発言
  • ノイズを減らすため会議室のドアや窓を閉める

ステップ2：AI文字起こしツールでテキスト化

  • 推奨ツール例
    • 無料：Google Docs 音声入力、Otter.ai（英語強め）
    • 有料：Notta、AmiVoice（日本語精度高）
  • 所要時間：録音時間とほぼ同じ（60分会議なら60分以内）

手順例（Nottaの場合）

  1. 録音ファイルをアップロード
  2. 自動で文字起こし開始
  3. 完了後、Wordやtxt形式でエクスポート

ステップ3：生成AIで要約・アクションリスト化

  • 使うAI：ChatGPT / Copilot 365 / Claude など
  • プロンプト例
以下は会議の文字起こしです。
・重要な決定事項
・次回までの宿題
・担当者と期限
・未解決の課題
に分けて整理してください。
また、全体を500文字以内に要約してください。
  • 出力結果例
    • 決定事項：新製品の発売日を10月1日に確定
    • 宿題：価格表の再作成（田中さん／8月25日まで）
    • 課題：在庫確保のスケジュール調整

ステップ4：PowerPointで共有資料を自動生成

  • Copilot 365やCanvaのAI機能を活用
  • 手順例（Copilot 365 for PowerPoint）
    1. ChatGPTの要約結果をコピペ
    2. 「この内容を3枚のスライドにまとめてください」と指示
    3. タイトルスライド＋決定事項＋宿題・課題の3構成で出力

ステップ5：次回会議の短縮化に活用

  • 会議冒頭でAI作成の「前回まとめ資料」を配布
  • これにより「前回の確認」にかける時間が10分→2分に短縮
  • AIが宿題と期限を明示しているので、議題がブレにくい

3. 実際の時間削減効果

項目従来の時間AI活用後
議事録作成60分5分
前回会議内容確認10分2分
会議時間全体60分40〜45分

年間換算例（週1回・10名参加）

  • 1回あたり 約20分短縮 × 年50回 × 10人 = 約166時間削減
  • 人件費時給3,000円換算で 約50万円のコスト削減

4. 今日の応用TIPS（さらに時短する方法）

  • Teams / Zoom の自動要約機能を使う
    → 話した内容をリアルタイムで要約してくれる
  • AIに議事録フォーマットを事前登録
    → 出力時に統一された形でレポート化
  • Excel連携で宿題管理表を自動更新
    → 「宿題」「担当者」「期限」をAI出力からそのまま表形式に変換

5. 明日への宿題（アクション）

  1. 今週1つの会議を録音して文字起こし→AI要約してみる
  2. その要約を元にPowerPoint資料を自動作成
  3. 実際の会議で配布して反応を確認する

という感じです。注意点しては音声文字起こしツールはもっといろいろありますし、共有資料のスライド化の部分は、CopilotやCanvaだけでなく、様々なスライド作成ツールがあります。

というわけで、今後、（自分に）役に立ちそうな内容を書いていきたいと思います。

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