DX導入コンサル生成AI

2025.11.19

📘【第2回】メール・文章作成を秒速化するプロンプト術― ビジネス文章の時間を半減する具体ステップ―

朝の投稿でも昼の投稿でもこんばんは。
i-consulting office（アイ・コンサルティング・オフィス）の田中健太郎です。

私は「社長も社員も、働くことが楽しいと思える会社づくり」
をお手伝いすることを使命に、中小企業の経営支援を行っています。

そんな私の提供できるサービスを考えてこんな経営者に出会いたいと考えています。

DX推進/生成AI活用を社内に取り入れたいが何から始めていいかわからない。
経営数字を使った根拠ある経営判断をしたい。
自社の強みを見直し、根拠のある経営計画を作成したい。
採用・定着を実現するための理念策定・浸透を行いたい。

といろいろ書いてますが、経営に関するお困りごとは気軽にご相談ください。
当社は「わかりやすく、具体的に」をモットーに、経営の現場ですぐに役立つ支援を心がけています！

本日から「【第2回】メール・文章作成を秒速化するプロンプト術― ビジネス文章の時間を半減する具体ステップ―」というタイトルです。参考になると思いますのでぜひ使ってください。

🌟こんな方におすすめ

毎日のメール返信に時間を取られている
クレーム対応や営業メールを“正しく・早く”作りたい
ChatGPT に自分の文体を学習させてラクしたい
ミスのない文章を仕上げるチェック方法がほしい

🧭はじめに：文章作成は“AIが最も得意とする領域”

生成AIの最大のメリットの一つが、文章生成能力の高さです。
ChatGPT、Google Gemini、Microsoft Copilot など、どのAIも文章作成には強みがあり、メールや社内文書・お知らせ・提案文書の作成時間を大きく削減できます。

特に ChatGPT は、以下の点で優れています。

指示どおりの文体に調整できる
文章の“意図”を汲み取れる
内容の正確性チェックや改善が得意
過去の文章を学習させて、あなたの文体で書ける

実際、コンサル業界・士業・営業職では、
AIで文章作成の7割が完成 → 人が3割を修正
というワークフローが定着しつつあります。

本記事では、あなたの文章作成時間を 1/2〜1/5 に削減する実用的なプロンプト術だけを紹介します。

1️⃣ メール返信を“20秒で作る”テンプレート

文章作成を時短するコツは、次の 3 情報を最初に AI に伝えることです。

目的（返信／案内／依頼／謝罪など）
相手（上司／お客様／取引先）
トーン（丁寧／カジュアル／簡潔／フォーマル）

これだけで AI の精度は大きく上がります。

■【汎用：メール20秒返信テンプレ】

以下の内容をもとに、ビジネスメールを作成してください。

●目的：
●相手：
●伝えたい要点：
●トーン：
●メールの長さ：短め／通常／丁寧
●書き出しは「いつもお世話になっております」でお願いします。

#本文（要点）
ーーーー
（ここにメモや相手のメールの要点を貼る）
ーーーー

#出力形式
件名：
本文：

✨使い方は超シンプル

相手のメールを数行だけまとめて貼る
上記テンプレをコピペして送り、必要項目を埋める
20秒でメールが完成

実務で最も再現性が高いプロンプトです。

2️⃣ クレーム返信／営業メール／社内連絡の“即時生成”テンプレ

用途別にすぐ使えるプロンプトを紹介します。

■【クレーム対応メール】

ポイントは「事実確認」「謝罪」「再発防止」「締めの言葉」。

以下のクレーム内容をもとに、お客様の感情に配慮した丁寧な返信メールを作成してください。
・過度に責任を認め過ぎず、事実確認を示す
・感情を落ち着かせる表現を入れる
・再発防止策を入れる
・長文にしない

【クレーム内容】
ーーーー
（クレームの要約）
ーーーー

#出力
件名：
本文：

■【営業メール（新規開拓）】

以下の条件から、反応率の高い営業メールを作成してください。

・相手が拒絶感なく読める
・「売り込み感」を出さない
・相手のメリットが2つ入る
・読みやすい長さ（300文字以内）

【商品・サービス】
（説明）

【相手情報】
（ターゲット）

■【社内連絡の即時生成】

以下の要点をもとに、社内連絡メールをシンプルかつ誤解のない表現で作成してください。

【要点】
（メモを貼る）

#条件
・余計な表現は不要
・3点箇条書きを入れる
・締めの言葉は「以上、よろしくお願いいたします。」

3️⃣ ChatGPT に“自分の文体を学習”させる方法

文章のトンマナ（Tone & Manner）を統一したい人向けです。

やり方はシンプルで、
過去の文章を貼り、文体を抽出して覚えさせる
だけ。

■【文体学習プロンプト】

以下の文章から、私の文章の特徴（文体・語尾・丁寧さ・構成）を分析して抽出してください。
今後はこの文体を「私の文体」として記憶し、すべての文章をこの文体で作成してください。

【私の文章】
ーーーー
（ブログ文章、メール文章、研修資料など）
ーーーー

すると ChatGPT は以下のような文体設定を作ってくれます：

語尾：「〜です」「〜いたします」を多用
導入は背景説明を簡潔に
中盤は箇条書きを入れる
例示を具体的に
結論はスッキリまとめる

これ以降は質問の最初に
「私の文体でお願いします」
と付けるだけでOK。

4️⃣ 誤解を生まない文章にする“チェックプロンプト”

文章が完成したら、必ず以下のチェックを行います。

誤解がないか
相手が不快に感じる表現がないか
情報が足りているか
依頼・期限が明確か

AIにチェックさせると精度が段違いです。

■【誤解防止チェックプロンプト】

以下の文章に対して、
①誤解を招く可能性のある表現
②曖昧な表現
③情報不足の箇所
④改善案（修正後の例文）

以上の4点をチェックしてください。

【文章】
ーーーー
（作成したメールを貼る）
ーーーー

■【読み手に配慮した表現チェック（顧客向け）】

以下の文章を、お客様が不快に感じない丁寧な表現に調整してください。
過度にオーバーな謝罪表現は不要です。
内容は変えずに表現だけ整えてください。

■【上司・経営層向けチェック】

以下の文章を、論理的で簡潔、かつ上司が読みやすい文体に修正してください。
・主語と述語を明確に
・結論を先に
・不要な表現は排除

5️⃣ 今日からできる“秒速メール術”まとめ

最後に、あなたの文章作成を圧倒的に効率化するポイントをまとめます。

✔︎ ① メールは AI に作らせて、人は仕上げるだけにする

メールの原案を AI が 20 秒で生成
→ 人が 30 秒で確認
→ 60秒でメール1通が完成

✔︎ ② 自分の文体を学習させて再利用

これをやるだけで文章の「手直し時間」が大きく減ります。

✔︎ ③ 誤解防止チェックは AI に任せる

特に社外メールは、AIチェックがあるだけでトラブルが大幅に減ります。

✔︎ ④ テンプレ化して使い回す

今日紹介したテンプレは、面倒でも一度保存してください。
あなたのメール作成は “劇的に” 変わります。
次回は
📘 第3回：Excel業務を劇的に時短するプロンプト集
― 関数・分析・自動化が驚くほど楽になるー
というテーマで作成予定です。

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本日は「【第2回】メール・文章作成を秒速化するプロンプト術― ビジネス文章の時間を半減する具体ステップ―」というテーマのブログを書かせていただきました。
中小企業様の方の仕事の時間短縮にお役に立てば幸いです。
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