2025.11.18
【全10回】ChatGPTで“1日1時間時短”を実現する！【第1回】ChatGPTで“1日1時間時短”が可能な理由― AI時代の「業務効率化」の新常識 ―
朝の投稿でも昼の投稿でもこんばんは。
i-consulting office（アイ・コンサルティング・オフィス）の田中健太郎です。
私は「社長も社員も、働くことが楽しいと思える会社づくり」
をお手伝いすることを使命に、中小企業の経営支援を行っています。
そんな私の提供できるサービスを考えてこんな経営者に出会いたいと考えています。
- DX推進/生成AI活用を社内に取り入れたいが何から始めていいかわからない。
- 経営数字を使った根拠ある経営判断をしたい。
- 自社の強みを見直し、根拠のある経営計画を作成したい。
- 採用・定着を実現するための理念策定・浸透を行いたい。
といろいろ書いてますが、経営に関するお困りごとは気軽にご相談ください。
当社は「わかりやすく、具体的に」をモットーに、経営の現場ですぐに役立つ支援を心がけています！
本日から「【全10回】ChatGPTで“1日1時間時短”を実現する！【第1回】ChatGPTで“1日1時間時短”が可能な理由― AI時代の「業務効率化」の新常識 ―」というタイトルで全10回のブログを書いておきます。
自分の勉強にもなるかと思い、プロンプトを改めて学びなおすイメージです。
読んでくれている方が本当に1日1時間でも仕事の時間を短縮できたらうれしい。
🌟こんな方におすすめ
- 毎日、資料作成・文章作成に追われているビジネスパーソン
- ChatGPTを使ってみたものの、いまいち時短につながっていない方
- プロンプトを適当に入力していて、「うまく使いこなせない」と感じている方
- 生成AIを業務に本格導入し、作業効率を上げたい企業・個人
🧭 はじめに：なぜ“1日1時間時短”が実現できるのか？
ChatGPT は「文章を作るAI」というイメージで語られがちですが、本質は 高度な言語処理を行える“万能な作業担当者” です。
文章生成・情報要約・構成案作成・チェック作業など、私たちが時間を使っている 思考＋作業 を同時に行ってくれるため、結果的に 1日の作業負担が大幅に軽減 されます。
実際、多くの企業が ChatGPT や Microsoft 365 Copilot を導入し、
社内資料作りの時間が 30〜50% 削減した という事例は広く報告されています。
（※一般的な生成AI活用レポートや調査で確認されている範囲の事実です）
ポイントは、
「ChatGPTに何をさせるか？」を具体的に指示できるかどうか。
この第1回では、まず業務の中で時短効果が最も出やすい“3つのジャンル”と、
AIを“作業担当者”として扱う思考法、そしてプロンプト設計の基本ルールを紹介します。
✔ 時短効果が最大化する3つの業務
ChatGPTは万能ですが、特に効果が高いのは次の3ジャンルです。
① 情報整理・要約・比較
最も時短効果が出る領域です。
- 会議資料の要点整理
- 複数資料の比較
- 長文メールの要約
- 複数案のメリット・デメリット整理
これらは、人間が行うと 認知負荷が高く時間がかかるため、AIが極めて得意です。
▼例：議事録の要点整理
「この会議録を“担当者別のToDo”にまとめてください」
と指示するだけで、役割ごとにタスクを抽出できます。
② 文章作成・構成案作成
次に効果が高いのは文章作成系。
- メール文案
- ブログ構成案
- 研修資料のたたき台
- 提案書のストーリー案
- プレスリリースの骨子作成
ChatGPTは文章の“下書き（ドラフト）”を最速で生産できます。
ここで重要なのは、最初から完璧を求めないこと。
まずはAIに「未完成のラフ案」を作らせ、人間が整える。
これだけで時間が大幅に削減されます。
③ 手順化・テンプレ化
ChatGPTの真価は 作業の再利用性 にあります。
- 社内マニュアルのひな形
- 手順書のテンプレート
- 業務フローの整理
- エクセル作業の手順書
- 研修資料のアウトライン
一度テンプレを作れば、あとは ChatGPT が毎回そこに当てはめて作業してくれます。
たとえば：
「営業日報を、読みやすいフォーマットに整えてください」
といった“定型処理”は AI の得意領域です。
✔ ChatGPTを「作業担当者」に変える思考法
時短の本質は、
AIに“思考プロセス”と“作業プロセス”の両方を任せることです。
人間が考える時間
→ ChatGPTが要件を整理
作業する時間
→ ChatGPTが文章生成・加工・比較を実施
これが多くの人が“使いこなせていない”理由の正体でもあります。
❌ NG思考（よくある失敗）
- 「適当に質問すれば勝手にいい答えを出してくれる」
- 「わからないことだけを聞くツール」
- 「文章生成だけのツール」
こう考えると、AIはほんの一部しか力を発揮できません。
⭕ 正しい思考法：
🔹 ChatGPT＝マルチスキルのバーチャル社員
ChatGPTを次のような存在として扱うと急激に時短できます。
- 要約担当
- 構成作成担当
- ドキュメント整形担当
- データ説明担当
- アイデア出し担当
- 校正担当
人間が一人で背負っていたプロセスを、
AIに分担させる＝時短につながる
という極めてシンプルな構造です。
✔ 成果を出す“プロンプト設計”の基本ルール
AIを“作業担当者”として動かすには、
プロンプト（指示文）が9割 と言っても過言ではありません。
以下は必ず押さえるべき基本ルールです。
① 役割を指定する
例：
「あなたはプロの編集者です」
「あなたはコンサルタントとして動いてください」
役割を指定すると、文章の粒度・構成・語彙が大きく変わります。
② 目的を明確に伝える
例：
「5分で読める研修資料にしたい」
「40代経営者向けのメールにしたい」
目的を伝えることで、AIは自動的に調整します。
③ 出力形式を指定する
例：
「箇条書きで」
「ステップ形式で」
「表で整理して」
形式を指定するだけで整った文章になります。
④ 具体的な素材を渡す
例：
「以下の文章を…」
「このExcelの内容を…」
素材の質が高いほど、アウトプットも良くなります。
⑤ 仕上がりイメージを言語化する
例：
「シンプルでやさしい表現」
「専門家向けの固いトーン」
人間の“感覚的な表現”でもAIは理解できます。
✔ NGプロンプトと改善例
❌ NG例1：
「この文章まとめて」
AIは“どの視点で？誰向けに？どのくらいの長さで？”が判断できません。
⭕ 改善例
「以下の文章を、
・中小企業向け研修の講師が読む前提
・3つのポイントに要約
・箇条書きでという条件でまとめてください。」
❌ NG例2：
「ブログを書いて」
あまりに抽象的で、質のばらつきが大きくなります。
⭕ 改善例
「“中小企業のAI活用”をテーマに、
・見出し構成案
・ターゲット：経営者
・想定文字数：3000文字
・口調：専門的だがわかりやすいまずは構成案だけ作成してください。」
❌ NG例3：
「これを改善して」
改善の基準がわからないため曖昧な修正になります。
⭕ 改善例
「以下の文章を、
・読みやすい構造
・重複表現の削除
・結論を先に
という基準で改善してください。」
✔ まとめ：ChatGPTで時短できる理由は「丸投げできる領域が広い」から
本記事で紹介した通り、ChatGPTの最大の価値は 作業プロセスの自動化 にあります。
- 情報整理
- 文章生成
- テンプレート化
特にこの3領域は劇的に時短でき、
丁寧に使えば 1日1時間以上の時短は十分に現実的 です。
次回（第2回）は、
📘 第2回：メール・文章作成を秒速化するプロンプト術を書いておきたいと思います。
※このブログは生成AIを使用して作成しています。
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